Zertifizierte Unternehmen beauftragen
Akten und Röntgenbilder können in der Regel nach zehn Jahren vernichtet und entsorgt werden. Diese unterliegen hierbei den Aufbewahrungsfristen gemäß § 28 der Röntgenverordnung (RöV). Während des gesamten Vorgangs der Entsorgung muss sicher gestellt sein, dass die auf den Röntgenfilmen oder in den Akten vorhandenen Daten nicht an Dritte gelangen. Deshalb ist es wichtig, einen zertifizierten Entsorger mit der Entsorgung zu beauftragen, damit Sammlung, Beförderung, Lagerung, Behandlung, Verwertung und Vernichtung in einer Hand liegen.
Der beauftragte Entsorger muss über die organisatorische, personelle und technische Ausstattung verfügen und die entsprechende Fach- und Sachkunde nachweisen. Ein Unternehmen darf sich zwar Entsorger nennen, die Bezeichnung „Entsorgungsfachbetrieb“ ist jedoch geschützt.
Kreislaufwirtschaftsgesetz stellt strenge Rahmenbedingungen
Dem Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) entsprechend müssen Entsorgungsfachbetriebe verschiedene Qualitätskriterien erfüllen und diese in regelmäßigen Abständen nachweisen. Die strengen Anforderungen sind in der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV) geregelt. Die Zertifizierung übernehmen unabhängige Überwachungsorganisationen, sogenannte Zertifizierer.
Ob alle Qualitätskriterien in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen erfüllt sind, wird jährlich überprüft. Ist dies der Fall, erhält der Entsorger ein Überwachungszertifikat. Darin aufgeführt sind die zertifizierten Tätigkeiten mit Name und Sitz des Entsorgungsunternehmens. Gültig sind diese Zertifikate maximal 18 Monate. Ein Überwachungszeichen zeigt die Gültigkeitsdauer, die zertifizierte Tätigkeit und den Namen der prüfenden Überwachungsorganisation an.
Sicherheit für alle Seiten – geschlossener Entsorgungsprozess
Röntgenfilmentsorgung geht immer mit einem organisatorischen und logistischen Aufwand einher. Neben den gesetzlichen Bestimmungen und den Datenschutzrichtlinien muss absolute Sicherheit über die vollständige, unwiederbringliche Vernichtung von sensiblen Daten bestehen. Denn die Krankenhäuser und Praxen sind bis zur vollständigen Vernichtung der sensiblen Daten für ihre Röntgenfilme verantwortlich. In Praxen oder Kliniken sollten entsprechend der zu sammelnden Menge passende – und gegebenenfalls abschließbare – Behälter aufgestellt sein. Eine vorherige Aussortierung ist nicht nötig, da ein Entsorger im Zuge der Röntgenfilmverwertung die gesetzeskonforme Entsorgung und Vernichtung aller sensiblen Patientendaten übernimmt. Die gesammelten Akten sollten in eine nach DIN 66399 zertifizierte Entsorgungsanlage gebracht werden.
Der gesamte Entsorgungsweg – von der Abholung über den Transport bis zur Verwertung/Vernichtung – muss transparent nachzuvollziehen sein. Dies sollte durch entsprechende Dokumente belegt werden können. Die Datenvernichtung sollte nach DIN 66399 unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Röntgenfilmverwertung nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) erfolgen.
Bei einem zertifizierten Entsorger sind sämtliche Mitarbeiter und Fahrer gemäß § 203 StGB auf Vertraulichkeit und Geheimhaltung verpflichtet und haben eine entsprechende Datenschutzvereinbarung unterschrieben. Auch die Fahrzeuge, Anlagen und Behälter sollten ohne Einschränkungen in vollem Umfang den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen. Ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) ist nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ebenfalls obligatorisch.
Korrekte Entsorgung für die Umwelt
Die Abfallentsorgung ist ein wesentlicher Bestandteil des Umwelt-Managements eines jeden Krankenhauses. Recycelt werden Röntgenfilme in modernen Anlagen mit besonders umweltschonenden und effizienten Technologien, wie beispielsweise in der modernsten Entsorgungsanlage im nordrhein-westfälischen Rhede. Röntgenbilder werden hier mit Hilfe neuester Technik geschreddert und gewaschen sowie rückstandslos recycelt. Dabei werden die Reststoffe nach ihren chemischen Bestandteilen getrennt und anschließend als verwertbare Rohstoffe, wie z.B. Kunstoff und Silber, weiterverarbeitet. Dies erfolgt nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), DIN SPEC 66399-3 und ISO/IEC 21964 (Sicherheitsstufe P4, F1).